Amended from accessible presentation guidelines developed for previous CDSA-ACÉH conferences and the Ontario Institute for Studies in Education’s annual Dean’s Graduate Conference

*Please be Attentive to the Necessary Limits of these Guidelines and Seek Opportunities to Enhance Access in Other Ways*

• First, we invite you to imagine the conference as a space of and for community, and access as a community project.
• Prior to the conference please consult the Congress Accessibility Guide, available via the following electronic link.
• When you enter the rooms in which sessions will be held please remove any obstacles from doorways and aisles (e.g., garbage bins, chairs, etc.), and ensure that the seating space and panel table at the front of the room can be easily navigated.
• If a lectern is present in the room and heights and AV controls are not adjustable to accommodate you as a Moderator or Presenter please let us know and we can ensure an assistant is present.
• Both moderators and presenters should consider how the delivery of their presentation (e.g., pace, volume) may affect access to the presentation.
• Start and end presentations on time (Presentations are 15-20 minutes in duration – presenters are encouraged to prepare to deliver their papers within a 15 minute time frame). If you need
more time to present as an access requirement, please let us know.
• Moderators open each session by introducing the title of the session, the names and affiliations of the presenters and the titles of their presentations. Moderators should inform presenters when they have: 5 minutes left, 1 minute left and when to stop.
• Presenters open presentations with a self-introduction and title of presentation. This is also a good opportunity for presenters to mention if there are any aspects of the presentation which may require some dialogue in order to facilitate accessibility to the audience (e.g., visual description, audience interaction, etc.).
• Have print copies of the presentation available at the beginning of your presentation (you can request they be returned at the end of the presentation).
o bring copies of your slides as 1 per page;
o bring copies of your slides as 3 per page;
o bring large print (at least 16 pt font) copies of your talk as well as a 12 point font.
• Orally describe the content of your presentation (performance, images, slides, notes, etc.).
o Guidelines for describing visual material here
• If showing film/video(s) screen the film/video first. If there is something that may be triggering (upsetting) warn people first with a content or trigger warning.
• Videos and other forms of media need to include accessibility features (including captioning).
• Avoid using ableist and sanist language in your presentation and responses.

 


Normes d’accessibilité pour les conférenciers et facilitateurs au colloque de CDSA-ACEI 2016 [1]

*Veuillez assurer la disponibilité d’un standard acceptable d’accessibilité dans la salle de conférence et capitaliser les ressources pour maximiser l’accès*.

  • Premièrement, on vous invite d’imaginer la conférence comme une espace communautaire et l’accès comme un atout commun.
  • Avant la date de conférences, veuillez consulter le guide d’accessibilité du congrès disponible sur l’internet au :

http://congress2016.ca/sites/default/files/sites/default/uploads/d ocuments/congress2016-accessible-presentations-en.pdf

  • Lorsque vous entrez dans la salle de présentation, veuillez enlever les obstacles qui pourront bloquer la porte ou les passages (ex. corbeille, chaise, etc.) et assurer que les sièges et la table de présentateurs sont facilement navigués.
  • Si le podium ou le système du son ont besoin d’ajustement pour vous accommoder comme un animateur/présentateur, faites-nous savoir pour fournir le soutien nécessaire.
  • Les animateurs et présentateurs doivent considérer comment leurs présentations (ex. la vitesse, volume sonore) pourraient affecter l’accès et la compréhension de la présentation.
  • Veuillez respecter la cadre temporelle du programme (les présentations sont de durée de 15-20 minutes – les présentateurs sont priés de livrer leurs expositions au cours de 15 minutes). S’il faut du temps supplémentaire, faites-nous savoir, svp.
  • Les animateurs commenceront par la présentation du titre de la séance, ensuite, les noms et affiliations des présentateurs et les titres de leurs présentations. Les animateurs gèrent le temps et doivent informer les présentateurs lorsqu’il reste 5 minutes, 1 minute ou quand ils devraient arrêter leur présentation.
  • Les présentateurs débuteront par se présenter de même que le titre de leur exposition. Cela aidera à identifier s’il y a des besoins particuliers pour l’entretien afin de faciliter l’accessibilité aux participants (ex. description visuelle, interaction de participants, etc.).
  • Les présentateurs doivent avoir une copie imprimée de leur présentation :
    • Apportez des copies de votre présentation PowerPoint (1 diapositive par page)
    • Apportez des copies de votre présentation PowerPoint (3 diapositives par page)
    • Apportez des copies de votre présentation en grosse lettre (police de pt 16) ainsi que des copies en police de pt 12.
  • Décrivez les contenus de votre présentation (performance, imagerie, diapositives, notes, etc.)
    • Les lignes directrices pour décrire les matériels visuels sont disponibles en anglais au : http://kn.open.ac.uk/public/workspace.cfm?wpid=2709
  • Au cas du visionnement d’un film/vidéo, vérifiez en avance s’il contient de matériels choquants et aviser l’auditoire lors de démarrage du film.
  • Les vidéos et d’autres formes du média doivent se conformer aux normes d’accessibilité (ex. traduction, transcription ou intertitres).
  • Dans vos présentations et réponses, veuillez éviter le langage de caractère discriminatoire ou malsain.

[1] Adapté à partir des guides pour les présentations accessibles de conférences précédentes de CDSA-ACEI et la conférence annuelle du doyen de l’institut ontarien pour l’étude en éducation.